نوشتن ایمیل به انگلیسی

علیرغم اینکه در کشور ما ایران، هنوز نوشتن ایمیل جایگاه خود را به خوبی در میان مردم و کارهای روزمره پیدا نکرده است؛ اما در کشور‌های پیشرفته جایگاه بسیار مهمی دارد و خیلی از مکاتبات بازرگانی از این طریق صورت میگیرد. بنابراین اگر میخواهید ارتباطات قویتری با افراد خارج از کشور داشته باشید، بایستی بدانید که چطور یک ایمیل انگلیسی خوب و رسمی بنویسید. معمولاً دانشجوها برای ارتباط با اساتید خارج از کشور، با این چالش بیشتر درگیر هستند. اما افراد دیگر نیز بسته به حوزه‌ی کاری خود ممکن است نیاز به نوشتن ایمیل انگلیسی پیدا بکنند. در این نوشته ابتدا به کلیات ایمیل انگلیسی میپردازیم.

استفاده از یک آدرس ایمیل مناسب

آدرس ایمیل شما باید به نحوی از اسم واقعی شما تشکیل شده باشد و نه یک نام کاربری و یا اسم مستعار. با توجه به اینکه به احتمال زیاد اغلب آدرس‌های ایمیل سرراست قبلاً توسط افراد دیگر استفاده شده است؛ تا حد امکان، با استفاده از نقطه، خط فاصله، یا علائم زیر خط (آندرلاین) سعی بفرمایید که آدرس ایمیلی ثبت کنید که فقط حاوی نام شما، بدون اعداد یا حروف اضافی باشد. هیچگاه یک آدرس ایمیل انگلیسی غیر حرفه ای بکار نبرید. اگر نامی که به کار می برید، نامناسب باشد، در نامه های رسمی یا مکاتبات بازرگانی کسی شما را جدی نمی‌گیرد.

استفاده از عنوان کوتاه و دقیق در بخش موضوع (subject)

از توضیح اضافی در این بخش خودداری کنید اما مطمئن شوید که عنوان، محتوای ایمیل تان را به کسی که شما را نمی‌شناسد، نشان دهد. در صورت امکان از یک کلمه کلیدی استفاده کنید تا به خاطر سپاری ایمیلتان، و یا جستجوی آن در یک صندوق ورودی شلوغ، آسان‌تر شود. به عنوان مثال، «جلسه مربوط به نوشتن مقدمه در بخش ۲ آیلتس» به اندازه کافی خاص است و موضوع ایمیل با هیچ چیز دیگری اشتباه نمی شود. اما آنقدرها هم شامل جزئیات نیست که موجب سردرگمی شود.یادتان باشد همیشه اهل فن ممکن است در روز صدها ایمیل دریافت کنند. هر چه عنوان مشخص تر و جذابتر باشد، احتمال اینکه ایمیل توسط فرد گیرنده واقعاً به دقت خوانده شود بیشتر است.

درود و تهنیت مناسب در ابتدای ایمیل

خطاب قرار دادن گیرنده با نام او ارجحیت دارد. از عنوان فرد (آقا، خانم، یا دکتر) همراه با نام خانوادگی او استفاده کنید و پس از آن ویرگول یا دونقطه بگذارید. در صورت تمایل، می توانید قبل از عبارت خطابی از کلمه Dear استفاده کنید (اما Hello… نیز قابل قبول است). استفاده از نام خانوادگی رسمی تر است و معمولاً بایستی از آن استفاده کرد، به جز در مواردی که با گیرنده ایمیل صمیمی باشید و او را به اسم خطاب کنید. در صورتی که نام گیرنده را نمی‌دانید (اما واقعا باید سعی کنید آن را پیدا کنید) از «Dear Sir/Madam » یا «Dear Sir or Madam» استفاده کنید و بعد از آن ویرگول یا دونقطه بگذارید.

معرفی خود و موضوع نامه

در پاراگراف اول خودتان را (در صورت لزوم) معرفی کنید. منظور از معرفی خود، نام و نام خانوادگی نیست، بلکه نویسنده نامه چه شخصی میباشد. نام شما در انتهای نامه معمولا نوشته میشود؛ بنابراین نوشتن نام خود در مقدمه نامه کمی غیرلازم است. در مقدمه همچنین، دلیل نوشتن ایمیل و یا اینکه آدرس ایمیل او را از کجا پیدا کردید، و یا درخواستی که درباره اش ایمیل می‌زنید را بگنجانید. مثلا:

I am one of your customers who has been using your service for almost 2 years. I am contacting you regarding a problem with the registration process

متن پیام

متن پیامتان را واضح بنویسید. مطمئن شوید که بدون توضیح اضافی منظور خود را بیان کنید. اگر متن طولانی باشد، خواننده ممکن است فقط نگاهی اجمالی به نکات مهم داشته باشد. سعی کنید متن را به پاراگرافهای موضوعی بشکنید تا آن را منطقی تر و قابل درک تر نمائید. اکر مثلا قصد دارید به دو موضوع اشاره کنید، هر کدام را جداگانه در یک پاراگراف توضیح دهید. همچنین دانستن نکات زیر مهم است.

• ایمیل بهتر است بیش از ۵ پاراگراف نباشد.
• بین هر پاراگراف و پاراگراف بعدی یک خط فاصله بگذارید؛ تورفتگی متن لازم نیست و به هر حال در طول ارسال ایمیل از بین خواهد رفت.
• لحن رایتینگ (رسمی، نیمه رسمی و غیر رسمی) را حتما با توجه به مخاطب نامه رعایت کنید.
• استفاده از جملات مجهول باعث غیرشخصی شدن و در نتیجه رسمی شدن نامه شما میشود.
• شکل کوتاه فعل مثلاً can’t در نامه های غیر رسمی و شکل کامل cannot در نامه های رسمی بکار میرود.

خداحافظی

از شکل صحیح خداحافظی استفاده کنید. این به میزان صمیمیت شما با گیرنده بستگی دارد. برخی از مثالهای آن عبارتند از:

• ارادتمند شما، (Yours sincerely) یا Sincerely yours در نامه های رسمی که با Mr/Ms/Dr/Professor شروع میشود.
• ارادتمند شما، (Yours faithfully) یا Faithfully yours در نامه های رسمی که با Dear Sir or Madam شروع میشود.
• دوستدار شما، (Yours cordially)
• با احترام، (Respecfully)
• بهترین، (Best)
• دانشجوی شما، (Your student)

امضا

در نامه های رسمی و مکاتبات بازرگانی نام و نام خانوادگی بصورت کامل در پایان ایمیل به عنوان امضا نوشته میشود و در نامه مکاتبات غیررسمی تنها نام نویسنده بدون نام خانوادگی نوشته میشود. اگر یک عنوان شغلی دارید، آن را در خطِ بعد از نام خود و نام شرکت یا وب سایت را در خط بعد از آن بنویسید. اگر عنوان شغلی ندارید، اما وبلاگ یا وب سایتی مربوط به محتوای ایمیل دارید، لینکی به آن در خط پائین نام خود قرار دهید. اگر ایمیل در مورد یک شغل است، تنها یک وب سایت یا وبلاگ مربوط به حرفه قرار دهید و نه سرگرمی یا علایق.

ویرایش ایمیل

محتوای پیغام خود را ویرایش کنید. اطمینان یابید هیچ اطلاعات مهمی را از قلم نینداخته باشید (یا حرف تکراری نزده باشید). خواندن ایمیل با صدای بلند و یا درخواست از کسی برای ویرایش آن راه بسیار خوبی است تا نوشته خود را از دیدگاه دیگری ببینید.

املا و دستور زبان پیغام خود را نیز ویرایش کنید. اگر [شرکت یا سازمان] ارائه دهنده ایمیل از قبل گزینه ی املا و دستور زبان را برایتان تدارک ندیده است، ایمیل خود را (با استفاده از copy-paste) به یک برنامه مثل Grammarly برده، در صورت لزوم در آن تجدید نظر کرده و آن را دوباره به ایمیل خود بازگردانید.

در صورت علاقمندی به شرکت در کلاسهای نامه نگاری و مکاتبات بازرگانی می توانید با شعبات ما در ارتباط باشید.
شعبه مرزداران: ۴۴۳۸۱۷۲۶- ۴۴۳۸۱۷۲۸
شعبه فرمانیه: ۲۶۶۵۹۰۲۱- ۲۲۲۴۹۸۵۱

بیشتر بخوانید: self-study در آموزش زبان انگلیسی