به طور کلی، نامه‌نگاری اداری و رسمی باید مودبانه، رسمی و دقیق باشد. باید تلاش کنید تا با استفاده از کلمات مناسب و جملات ساده و واضح، موضوع خود را به شکل بهتری و با کیفیت بالا به مخاطبمعرفی کنید. همچنین، حواستان به استفاده از اصطلاحات، عبارات، واژگان و فرهنگ لغات صحیح نگه دارید که با موضوع نامه و مخاطب شما مرتبط باشد و از استفاده از عبارات غیر رسمی و نامربوط خودداری کنید.

همچنین در نامه‌نگاری انگلیسی سعی داریم از زبان پیچیده استفاده نکنیم تا در درک منظور ما توسط خواننده مشکلی پیش نیاید. هر چه زبان نامه اداری ساده‌تر باشد، نامه‌ بهتری خواهیم داشت.در آزمون های مختلف زبان  نامه نوشتن یکی از موضوعاتی است که تاثیر زیادی روی نمره کلی شما دارد. بنابراین باید خودتان را به خوبی آماده کنید .

 مراحل و اصول نامه‌نگاری اداری و رسمی انگلیسی

نامه‌نگاری اداری و رسمی دارای اصول و مراحل خاص خود است که باید به آن‌ها توجه شود تا نامه به شکل مطلوب و با کیفیت بالا نوشته شود.

• انتخاب نوع نامه: در ابتدا باید تعیین کنید که نامه شما به چه نوعی می‌تواند تعلق داشته باشد؛ آیا یک نامه درخواستی، شکایتی یا تقدیری است؟
• تعیین مخاطب: مشخص کنید که نامه شما به چه کسی (فرد یا سازمان) نوشته می‌شود.
• تعیین موضوع: موضوع نامه را به شکل کامل و دقیق تعیین کنید.
• شروع نامه: با سلام و تحیت از مخاطب خود آغاز کنید. در این قسمت، می‌توانید از یکی از عبارت‌های معمول در نامه‌نگاری استفاده کنید مانند “Dear Sir/Madam” یا “To Whom It May Concern”.

اصول نامه‌نگاری اداری و رسمی انگلیسی

• مقدمه: در مقدمه، به صورت مختصر با موضوع نامه آشنا کنید و به مخاطب توضیح دهید که چرا این موضوع برای شما مهم است.
• بدنه نامه: در بدنه نامه، به توضیحات و جزئیات مرتبط با موضوع پرداخته شود. توصیه می‌شود از پاراگراف‌بندی مناسب استفاده کنید تا نامه شما خوانا و قابل فهم باشد.
• خاتمه نامه: در خاتمه نامه، به مخاطب تقدیر کنید و از وقت و توجه او تشکر کنید. در این بخش نیز می‌توانید اگر نیازمندی‌هایی دارید، آن‌ها را ذکر کنید.
• امضا: نامه را با امضای شما به پایان برسانید. در این قسمت، نام و نام خانوادگی، شغل و محل کار شما را نیز قید کنید.
• بررسی و ویرایش: پس از نوشتن نامه، آن را مرور کنید و از اینکه هیچ اشکالی در گرامر، نوشتار و نگارش وجود ندارد، اطمینان حاصل کنید.

پاراگراف دوم و سوم نامه رسمی انگلیسی

پاراگراف دوم و سوم در نامه‌های رسمی انگلیسی می‌تواند شامل جزئیات بیشتر در مورد موضوع نامه باشد. در این پاراگراف‌ها، می‌توان به توضیحات بیشتر در مورد درخواست، شکایت، پیشنهاد و غیره پرداخت. به طور کلی، در این پاراگراف‌ها، به موضوع اصلی نامه پرداخته می‌شود و جزئیات بیشتری در مورد آن ارائه می‌شود.

به عنوان مثال، در یک نامه رسمی درخواستی، پاراگراف دوم و سوم می‌تواند به توضیحات بیشتری در مورد توانایی‌ها و تجربیات شخصی که درخواست را می‌دهد، پرداخته شود. همچنین، در یک نامه رسمی شکایتی، پاراگراف دوم و سوم می‌تواند به توضیحات بیشتر در مورد جزئیات شکایت و آسیب‌هایی که به شخص یا سازمان وارد شده است، پرداخته شود.

در ادامه، یک مثال از پاراگراف دوم و سوم در یک نامه رسمی درخواستی آماده شده است:

Dear Ms. Smith,

Thank you for considering my application for the position of Marketing Manager at ABC Corporation. As mentioned in my resume, I have over 5 years of experience in marketing and have worked with several well-known brands in the industry. My expertise includes developing and executing successful marketing campaigns, conducting market research, and managing a team of marketing professionals.

In addition to my professional experience, I hold a Bachelor’s degree in Marketing from XYZ University and have completed several relevant courses and certifications in digital marketing and branding. I am confident that my skills, education, and experience make me a strong candidate for the position and I would greatly appreciate the opportunity to discuss my qualifications further in an interview.

Thank you for your time and consideration.

Sincerely,

John Doe

پاراگراف آخر نامه رسمی انگلیسی

پاراگراف آخر نامه رسمی انگلیسی، به عنوان پایانی‌ترین بخش از نامه، شامل عباراتی است که بسته به نوع نامه و رابطه ارتباطی بین فرستنده و گیرنده، تنوع دارد. در ادامه چند نمونه از عبارات پایانی رایج در نامه‌های رسمی انگلیسی را آورده‌ایم:

1- Sincerely,
[نام فرستنده]

2- Best regards,
[نام فرستنده]

3- Yours truly,
[نام فرستنده]

4- Thank you for your time and consideration.
[نام فرستنده]

5- Please do not hesitate to contact me if you have any further questions.
[نام فرستنده]

6- I look forward to hearing from you soon.
[نام فرستنده]

7- Thank you for your attention to this matter.
[نام فرستنده]

8- I appreciate your prompt response.
[نام فرستنده]

9- I hope to have the opportunity to work with you in the future.
[نام فرستنده]

10- With best regards,
[نام فرستنده]

در این پاراگراف، عبارتی از لغات ساده و مودبانه استفاده شود. همچنین، این پاراگراف باید به فرستنده فرصتی برای اعلام قدردانی، تشکر، تاکید بر اهمیت موضوع نامه، ارائه پیشنهادات بیشتر و یا اعلام آمادگی برای همکاری در آینده بدهد.

عبارات و اصلاحات رایج در نامه‌ رسمی انگلیسی

نامه‌نگاری رسمی انگلیسی دارای عبارات و اصطلاحات خاص خود است که باید به آن‌ها توجه شود تا نامه به شکل مطلوب و با کیفیت بالا نوشته شود. در ادامه به برخی از عبارات و اصلاحات رایج در نامه‌نگاری رسمی انگلیسی می‌پردازیم:

1. Dear Sir/Madam: این عبارت برای آغاز نامه به کار می‌رود و به معنی “محترم آقای/خانم” است.
2. To Whom It May Concern: این عبارت برای آغاز نامه به کار می‌رود و به معنی “به هر کس که ممکن است مربوط باشد” است.
3. I am writing to inquire about/ I am writing to request: این عبارات برای آغاز نامه درخواستی به کار می‌روند و به ترتیب به معنای “من به دنبال پرسش در مورد … هستم” و “من به دنبال درخواست در مورد … هستم” هستند.
4. I am writing to express my concern: این عبارت برای آغاز نامه شکایتی به کار می‌رود و به معنی “من به دنبال بیان نگرانی در مورد …” است.

اصطلاعات رایج نامه های رسمی زبان انگلیسی

1. I would like to apologize for: این عبارت برای آغاز نامه تقدیری به کار می‌رود و به معنی “من می‌خواهم به خاطر …” است.
2. Thank you for your prompt attention to this matter: این عبارت برای پایان نامه به کار می‌رود و به معنی “از توجه سریع شما به این موضوع متشکرم” است.
3. If you have any further questions, please do not hesitate to contact me: این عبارت برای پایان نامه به کار می‌رود و به معنی “اگر موارد دیگری دارید، لطفاً از تماس با من نترسید” است.
4. Sincerely: این عبارت برای پایان نامه به کار می‌رود و به معنی “با احترام” است.
5. Best regards: این عبارت برای پایان نامه به کار می‌رود و به معنی “با احترام و تقدیر” است.
6. Yours truly: این عبارت برای پایان نامه به کار می‌رود و به معنی “با بی‌نهایت تقدیر” است.

همچنین برای نوشتن نامه‌های رسمی انگلیسی، باید از عبارات مودبانه، محترمانه و فرمال استفاده کنید. بهتر است در نوشتن نامه‌های رسمی از استفاده از عبارات غیررسمی خودداری کنید و به جای آن‌ها از عبارات رسمی و مودبانه استفاده کنید.

بیشتر بخوانید :

---

50 اصطلاح رایج برای گرفتن نمره بالای 8

6 کتاب تصویری مفید برای کودکان

آیلتس یا تافل کدام آزمون بهتر است ؟

فرمول خوشبختی

خواب جان آدمهارا نجات می دهد

مقابله با فراموشی در زبان انگلیسی با روش های موثر

۹ نکته برای حفظ سریعتر واژگان جدید

---

نامه رسمی و غیررسمی چیست؟

بیایید نگاهی به بعضی از تفاوت های مهم بین انواع نامه های رسمی و غیر رسمی بیاندازیم:

نامه رسمی	نامه غیر رسمی
برای اهداف تخصصی یا تجاری نوشته می شود	معمولا برای اهداف شخصی پیش نویس می شود
به طور کامل از لحن رسمی در نوشتار استفاده می شود	استایل و سبک نوشتار نامه به صورت احساسی یا معمولی در این نوع نامه نوشتن رایج است
باید دقیق و کاملا به هدف اشاره داشته باشد	نامه های غیر رسمی می توانند طولانی باشند
مثال– مشتری ها، دانشگاه یا آموزشگاه	مثال– دوستان یا خویشاوندان

موضوعات نامه رسمی

موضوعات نامه‌های رسمی می‌تواند متنوع باشد و به تناسب نوع نامه و هدف آن، متفاوت باشد. در ادامه به برخی از موضوعات رایج در نامه‌های رسمی اشاره می‌شود:

1. درخواست: نامه‌های درخواستی برای درخواست کار، درخواست قرض، درخواست اطلاعات و غیره به کار می‌روند.
2. تقدیر و تشکر: نامه‌های تقدیر و تشکر برای تشکر از یک فرد، شرکت یا سازمان به دلیل خدمات یا کمک‌های ارائه شده به کار می‌روند.
3. شکایت: این نوع نامه‌ها برای اعلام شکایت در مورد محصول یا خدمات شرکت‌ها، سازمان‌ها و یا افراد به کار می‌روند.
4. پیشنهاد: نامه‌های پیشنهادی برای ارائه پیشنهاد در مورد همکاری، خرید، فروش و یا هر نوع پیشنهاد دیگری به کار می‌روند.
5. اطلاع‌رسانی: نامه‌های اطلاع‌رسانی برای اطلاع‌رسانی در مورد تغییرات، اعلام خبر، اعلام تقویم رویدادها و غیره به کار می‌روند.
6. تبریک: نامه‌های تبریک برای تبریک به دلیل رویداد خاصی مانند تولد، ازدواج، فارغ التحصیلی یا همکاری موفق به کار می‌روند.
7. توصیه‌نامه: نامه‌های توصیه‌نامه برای ارائه توصیه‌ها و پشتیبانی از فردی که در جستجوی کار جدید است، به کار می‌روند.
8. ارتباطات تجاری: نامه‌های ارتباطی تجاری برای ارتباط با شرکای تجاری، مشتریان، تامین‌کنندگان و غیره به کار می‌روند.
9. تعهدات قانونی: نامه‌های تعهدات قانونی برای تایید تعهدات قانونی و قراردادها به کار می‌روند.
10. درخواست دعوت به کنفرانس، همایش یا ملاقات: این نوع نامه‌ها برای دعوت به کنفرانس، همایش یا ملاقات افراد مرتبط با یک شرکت یا سازمان استفاده می‌شود.

در هر نوع نامه‌ای که می‌نویسید، باید به موضوعات نامه توجه کنید و یک ساختار مشخص برای نامه خود ایجاد کنید.

نوشتن نامه رسمی: فرمت و نمونه

فرمت نامه‌نگاری رسمی در انگلیسی به شکل زیر است:

[نام و نام خانوادگی گیرنده]
[نام سازمان گیرنده]
[آدرس سازمان گیرنده]
[شهر، کشور، کدپستی]

[تاریخ]

[نام و نام خانوادگی فرستنده]
[سازمان فرستنده]
[آدرس فرستنده]
[شهر، کشور، کدپستی]

[موضوع نامه]

[متن نامه]

[بسته به نیاز و توجه‌های فرستنده، می‌توان از عبارات پایانی زیر استفاده کرد:]
Sincerely,
Best regards,
Yours truly,

[نام و نام خانوادگی فرستنده]
[سمت فرستنده]
[سازمان فرستنده]

در ادامه نیز یک نمونه از نامه‌نگاری رسمی در انگلیسی را برای شما آماده کرده‌ایم:

John Smith
ABC Corporation
123 Main Street
Anytown, USA 12345

July 21, 2023

Jane Doe
XYZ Company
456 Oak Street
Anycity, USA 67890

Subject: Request for Information

Dear Ms. Doe,

I am writing to inquire about the services provided by your company. I have recently heard about your organization and would like to learn more about the services you offer.

Could you please provide me with information regarding the packages and pricing options available? I would also appreciate any additional details you could provide about your company’s experience and expertise in the field.

Thank you for your time and consideration. If you have any further questions or would like to discuss this matter further, please do not hesitate to contact me.

Sincerely,

John Smith
Sales Manager
ABC Corporation

نمونه نامه رسمی استعفا

[Your Name]
[Your Address]
[City, State ZIP Code]
[Date]

[Recipient Name]
[Recipient Title]
[Company/Organization Name]
[Address]
[City, State ZIP Code]

Subject: Resignation from [Your Position]

Dear [Recipient Name],

I am writing to inform you of my resignation from my position as [Your Position] at [Company/Organization Name], effective [Date of Resignation]. I have decided to resign from my position due to [Reason for Resignation].

would like to take this opportunity to express my gratitude for the opportunity to work with such a great organization and for all the knowledge and experience gained during my tenure. I appreciate the support and guidance provided by my colleagues and superiors during my time here.

Please let me know if there are any other formalities or procedures that I need to complete before my departure. I look forward to hearing from you soon.

Sincerely,

[Your Name]

نمونه نامه دعوت رسمی (Invitation letter)

[Your Name]
[Your Address]
[City, State ZIP Code]
[Country]
[Date]

[Recipient Name]
[Recipient Address]
[City, State ZIP Code]
[Country]

Subject: Invitation to [Event Name]

Dear [Recipient Name],

I would like to extend a cordial invitation to you to attend [Event Name] which will be held on [Event Date] at [Event Time] at [Event Location].

[Event Name] is an important occasion that brings together [Event Purpose]. We believe that your presence at the event would be a valuable contribution and greatly appreciated.

The event will consist of [Event Agenda], and will feature some of the most distinguished speakers in the field. We are confident that you will find the event to be both informative and engaging, and we look forward to your participation.

As our special guest, we would be honored to have you attend the event. Your presence would be a great encouragement to us and would make the event even more special.

Please kindly confirm your attendance by [RSVP Deadline] by responding to this letter or contacting us at [Your Contact Information].

Thank you for considering our invitation. We look forward to welcoming you to [Event Name].

Sincerely,

[Your Name]

ترفند های نامه های رسمی

نامه های رسمی برای برقراری ارتباط با سازمان ها، شرکت ها، دولت، مدیران و افراد دیگر مورد استفاده قرار می گیرند. برای نوشتن یک نامه رسمی که موثر باشد، ترفندهایی وجود دارد که در زیر به برخی از آنها اشاره شده است:

• استفاده از فرمالیته: در نامه های رسمی باید از فرمالیته بالا استفاده کنید، به معنی استفاده از اصطلاحات رسمی و ارتباطی که با موضوع نامه مرتبط است.
• عنوان مناسب: عنوان نامه باید مرتبط با موضوع نامه باشد و باید با دقت انتخاب شود تا هدف مورد نظر را به دست آورد.
• استفاده از فاصله و قالب: باید فاصله‌های مناسب بین خطوط و پاراگراف‌ها را رعایت کنید و قالب مناسبی را برای نامه انتخاب کنید.
• نگارش متن مناسب: متن نامه باید مرتبط با موضوع، آرامش بخش و قانع کننده باشد. باید از جملات ساده و مفهومی استفاده کنید و از جملات پیچیده و بی معنی خودداری کنید.
• نوشتن به صورت فعال: جملات را به صورت فعال و نه به صورت نقل قول یا نقل بیان کنید. این باعث می شود که نامه شما شفاف و مفهومی باشد.

نکات نامه رسمی

• نگارش پایان نامه: در پایان نامه، باید با سپاسگزاری و ابراز امید به موفقیت و نتایج مطلوب ختام دهید.
• بررسی و تصحیح: بعد از نوشتن نامه، بهتر است آن را بررسی کنید و از اشتباهات املایی، گرامری و نوشتاری خودداری کنید.
• فونت نامه: اکثر نامه های رسمی فونت Ariel یا Times New Roman Font با سایز ۱۲ را ترجیح می‌ دهند.
• ضمیر های شخصی: حتی نامه های تجاری نیز از ضمایر شخصی استفاده می کنند. هنگام ارجاع دادن به خودتان یا فرد دریافت کننده در کل نامه از ضمایر شخصی استفاده کنید: I am contacting you in regards to, We appreciate your kind consideration . همیشه باید برای ارجاع دادن به خودتان از “I” و ارجاع دادن به دریافت کننده از “you” و ارجاع دادن به کمپانی یا سازمان از “we” استفاده کنید.

در کل، برای نوشتن یک نامه رسمی موثر، باید دقت و توجه کافی به جزئیات، فرمالیته و کیفیت نگارش متن داشته باشید.

سوالات متداول نوشتن نامه رسمی انگلیسی